Împrumut asociat firmă – documente și reguli importante

Ce trebuie să știți despre acordarea, evidența și restituirea împrumuturilor

Un împrumut acordat firmei de către asociat este o situație frecvent întâlnită atunci când societatea are nevoie temporar de bani pentru plata furnizorilor, salariilor, taxelor sau a altor cheltuieli curente.

Problemele apar atunci când aceste sume sunt acordate și restituite fără documente și fără o evidență clară.

Împrumut asociat firmă – ce trebuie urmărit?

Faptul că persoana care aduce banii este asociatul sau administratorul firmei nu înseamnă că operațiunea poate rămâne nedocumentată.

Societatea și persoana fizică sunt persoane distincte, iar banii societății trebuie separați de banii personali.

Pentru fiecare împrumut trebuie să poată fi stabilit cine l-a acordat, ce sumă a fost acordată, în baza cărui document, ce sume au fost restituite și ce sold mai există de restituit.

Cine ține evidența împrumuturilor?

Evidența împrumuturilor și a restituirilor trebuie urmărită de societate.

În cazul unei contabilități externalizate, contabilul înregistrează operațiunile pe baza documentelor și informațiilor primite, dar nu poate stabili în locul administratorului ce împrumut a fost acordat, ce sumă se dorește a fi restituită sau la ce împrumut se referă o anumită plată.

De aceea, fiecare acordare și fiecare restituire trebuie identificată și documentată clar.

Ce documente trebuie să existe?

Pentru un împrumut asociat firmă trebuie încheiat un contract de împrumut, în care să fie stabilite clar suma acordată, părțile, perioada și condițiile de restituire.

Temei legal: contractul de împrumut de consumație este reglementat de Codul civil – Legea nr. 287/2009, art. 2.158 și următoarele.

La efectuarea transferului bancar este recomandată o explicație clară:

Iar la restituire:

Împrumuturile și restituirile de împrumuturi nu se efectuează în numerar.

Primirile și restituirile de împrumuturi sau alte finanțări între societăți și persoane fizice se realizează numai prin instrumente de plată fără numerar, indiferent de natura și destinația acestora.

Temei legal: art. 4 alin. (4) din Legea nr. 70/2015 privind întărirea disciplinei financiare.

Regula privind efectuarea fără numerar a acestor operațiuni a fost introdusă începând cu 11 noiembrie 2023, prin OUG nr. 98/2023, fiind ulterior reformulată prin OUG nr. 115/2023.

Dar dacă banii sunt împrumutați de o altă persoană?

Societatea poate primi împrumuturi și de la alte persoane fizice decât asociații sau administratorii – de exemplu, soț/soție, părinți, copii, alte rude sau alte persoane.

Și în aceste situații trebuie încheiat un contract de împrumut, în care să fie precizate suma, perioada, condițiile de restituire și dacă împrumutul este acordat cu sau fără dobândă.

Dacă se stabilește o dobândă, aceasta reprezintă venit pentru persoana fizică și generează obligațiile fiscale corespunzătoare.

Temei legal: împrumutul cu dobândă este reglementat de Codul civil – Legea nr. 287/2009, art. 2.167 și următoarele.

Și aceste împrumuturi, precum și restituirea lor, se realizează exclusiv prin instrumente de plată fără numerar.

Cât mai am de recuperat de la firmă?

Un asociat transferă societății, în diferite momente, 10.000 lei, 5.000 lei și 8.000 lei, iar ulterior primește înapoi 7.000 lei și 4.000 lei.

Dacă transferurile nu sunt documentate și identificate corespunzător, după câteva luni apare inevitabil întrebarea: Cât mai am de recuperat de la firmă?

Contabilitatea poate înregistra documentele și operațiunile primite, dar nu poate reconstitui ulterior intenția din spatele fiecărui transfer bancar.

Pe scurt: ce trebuie să faceți?

✓ Încheiați un contract de împrumut.

✓ Acordați și restituiți sumele exclusiv prin bancă.

✓ Identificați clar în transfer împrumutul, restituirea și contractul aferent.

✓ Țineți evidența sumelor acordate, restituite și a soldului rămas.

✓ Transmiteți contabilității contractele și informațiile necesare înregistrării corecte.

Pentru orice împrumut asociat firmă, documentarea și evidența corectă de la început elimină neclaritățile ulterioare și permit contabilității să reflecte corect sumele datorate de societate.